Hiérarchique : Directrice Générale

Localisation : Cotonou - Bénin

Statut : Non-Cadre

Date de prise de poste : Asap

AFRICA TOURISM LAB offre des formations professionnelles certifiantes capitalisables et reconnues à l'internationale pour des structures d'hébergement, de restauration, d'expériences touristiques et de voyages. Notre objectif est d’accompagner les employeurs, les employés et entrepreneurs du secteur du Tourisme et de l'Hospitalité dans le développement de leur activité commerciale et de leurs compétences par la formation.

Objectifs principaux

L'Office Manager est responsable de la gestion de notre site de formation. Il/Elle fournit un soutien administratif essentiel pour assurer le bon fonctionnement du site de formation. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la Directrice et le reste de l'équipe pour assurer une gestion efficace des tâches administratives sur place.

Principales tâches/missions

1. Gestion du site de formation et des prestataires sur le site : Le site de formation dispose d’espaces de formation et d’espaces d’application des secteurs de l’hôtellerie et du tourisme. L’Office Manager est chargé de la gestion des espaces, du mobilier et du matériel. Vous travaillerez également avec des prestataires pour aménager et sublimer les espaces.

2. Coordination et Gestion des activités proposées aux membres de l'équipe interne

   • Comprendre les besoins de l’équipe
   • Proposer des activités dans la limite du budget alloué
   • Coordonner avec les prestataire externe si besoin
   • Assurer le suivi et le bon déroulement des activités ainsi que la gestion des matériels et équipements utilisés

3. Gestion administrative :

   • Assurer l'accueil des visiteurs, des apprenants et des formateurs
   • Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les demandes de renseignements, en fournissant des réponses précises et en redirigeant les demandes si nécessaire.
   • Gérer l'agenda de la Directrice et les membres de l’équipe, des événements clés de l'équipe et planifier les réunions et les événements internes
   • Effectuer des tâches de secrétariat telles que la rédaction de courriers, la gestion des fournitures de bureau et la tenue des registres, des décharges et les courses.
   • Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les archiver,
   • Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, présentations Powerpoint)
   • Coordonner les réservations de voyages et d'hébergement

4. Suivi de l’inventaire

   • Vérifier l'état des stocks, inventaire, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer

5. Suivi de la trésorerie

   • Gérer les opérations financières de base telles que la facturation, la collecte des paiements, les décharges et la gestion des dépenses de petite trésorerie

6. Support aux activités pédagogiques :

   • Assister la Directrice et le reste de l’équipe dans la coordination des formations et des ateliers
   • Préparer les salles de classe et s'assurer que les équipements (audiovisuels) fonctionnent correctement.

Compétences